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Info-Conformité volume 3, numéro 4
Le présent numéro s’adresse principalement aux cabinets, représentants autonomes, sociétés autonomes et représentants œuvrant en assurance de personnes et en assurance de dommages. La supervision, c’est important! En référence aux articles 85 et 86 de la LDPSF Aux fins de s’acquitter de leur devoir de supervision, le cabinet et ses dirigeants doivent veiller à la discipline de leurs représentants et s’assurer que ceux-ci agissent conformément à la législation. Ceci peut se faire notamment par l’entremise de règles de contrôle interne, incluant des procédures d’audit de dossiers clients qui prévoient la nature et la fréquence des vérifications (le nombre de représentants audités, la période visée, le type de dossiers audités, la vérification aléatoire des filières, etc.). Le type de vérification peut varier d’un cabinet à l’autre, mais doit s’adapter aux activités propres à celui-ci. À titre d’exemple, le cabinet doit s’assurer : Que l’analyse de besoins financiers et le profil de risques contiennent tous les renseignements nécessaires à identifier les besoins du client; Que le produit proposé est adéquat selon l’analyse de besoins financiers ou le profil de risques ainsi que les autres renseignements consignés au dossier; Que la procédure de remplacement est respectée, le cas échéant; Que le document d’information sur le produit offert a été remis. Le cabinet devrait documenter les vérifications effectuées ainsi que les constats qui en découlent. Il devrait également assurer le suivi des correctifs auprès de ses représentants, le cas échéant. Un rappel sur la gestion du compte séparé L’Autorité désire rappeler aux cabinets en assurance qui reçoivent ou perçoivent des sommes pour le compte d’autrui dans l’exercice de leurs activités, ses attentes eu égard à la gestion du compte séparé. En référence, voir l’avis de l’Autorité du 13 janvier 2012. À la suite de constats observés dans le cadre de ses inspections, l’Autorité désire rappeler que le compte séparé est un compte bancaire (distinct du compte courant) dans lequel le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome (ci-après le « cabinet ») doit déposer toutes les sommes qu’il reçoit ou perçoit pour le compte d’autrui. En aucun temps, ces sommes ne doivent être confondues avec les actifs du cabinet et celles-ci ne doivent servir qu’aux fins pour lesquelles elles ont été confiées. À titre d’exemple, voici le type d’irrégularités fréquemment rencontrées : Compte déficitaire ou potentiellement déficitaire; Mauvaise gestion du compte, transactions non permises; Registre des sommes dues au cabinet absent ou incomplet ; Frais et intérêts (bancaires ou carte(s) de crédit) non régularisés à la fin du mois; Facilité de crédit (marge de crédit) applicable au compte séparé; Mauvaise gestion des crédits aux assurés. Soulignons que le solde du compte séparé ne peut en aucun temps être déficitaire. Voici des exemples de transactions permises dans un compte séparé : Le paiement des primes aux assureurs; Le paiement des taxes sur les produits d’assurance aux autorités gouvernementales; Les remboursements des primes dues aux clients; Le versement des indemnités à un assuré; Le transfert des revenus du cabinet (commissions, frais et honoraires) vers un autre compte du cabinet; Le paiement des fournisseurs impliqués dans un sinistre. Par ailleurs, le cabinet a l’obligation de tenir un registre relatif au compte séparé afin de pouvoir retracer facilement les sommes d’argent reçues pour le compte d’autrui ainsi que les remises faites aux assureurs, aux autorités gouvernementales, aux clients, au cabinet et à tout autre créancier du compte, le cas échéant. Ainsi, toutes les sommes transitant au compte, tant à l’entrée qu’à la sortie, doivent être identifiées et justifiées. Assurance habitation pour travailleur autonome L’Autorité rappelle également aux cabinets et aux représentants en assurance de dommages, quelques règles en matière de distribution. Plusieurs assureurs offrent des produits d’assurance habitation couvrant les activités professionnelles d’un assuré lorsque celui-ci est un travailleur autonome et qu’il exerce ses activités à partir de sa résidence. Or, il a été porté à l’attention de l’Autorité que la distribution de tels produits s’effectue parfois par des représentants certifiés dans la seule catégorie de discipline de l’assurance de dommages des particuliers. Dans un contexte où certains assureurs ont élargi, au fil du temps, leurs critères d’admissibilité pour des produits d’assurance visant des travailleurs autonomes, certains agents ou courtiers en assurance de dommages des particuliers offrent désormais des produits qui pourraient dépasser leur certification. Il est à noter que le représentant en assurance de dommages des particuliers est autorisé à offrir de l’assurance sur les biens et la responsabilité civile de nature domestique pour une personne physique ou pour un travailleur autonome à sa résidence. L’Autorité rappelle qu’il faut faire preuve de prudence dans la distribution de tels produits puisque l’évaluation des risques peut nécessiter une analyse particulière. En effet, les activités de l’assuré dans un tel cas peuvent ressembler davantage à celles d’une petite entreprise, ce qui pourrait dépasser les limites permises par le certificat du représentant. Le cas échéant, le produit d’assurance doit être offert par un agent ou un courtier en assurance de dommages (discipline complète) ou en assurance de dommages des entreprises (catégorie de discipline). Le saviez-vous? Le mandat en assurance collective de personnes En référence à l’article 8.1 du Règlement sur l’exercice des activités des représentants. Depuis le 22 octobre 2013, le représentant en assurance collective ne peut rendre des services ou offrir des produits à ce titre directement au preneur que s'il a préalablement rédigé un mandat comportant au moins les éléments suivants : l'identification du preneur et de la personne désignée à titre de personne ressource auprès de celui-ci; la nature et l'étendue du mandat qui comporte au moins les éléments suivants : l’analyse des besoins; dans le cas d'un appel d'offres, une comparaison des garanties incluant les coûts et les divergences observées; dans le cas d'un renouvellement, la description du régime existant et l'analyse de l'expérience du groupe. Ce mandat est en réalité la description de l’« offre de service » du représentant. Ainsi, il ne faut pas confondre le mandat avec l’autorisation écrite du client permettant au représentant de faire des demandes de soumissions en son nom auprès des assureurs. Rappelons que le mandat ne doit pas prévoir que le preneur est tenu d'acheter un produit financier ou de se procurer un service financier. Aussi, le mandat doit être daté et signé par le représentant. Enfin, le représentant doit remettre une copie du mandat au client.
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